Los 7 errores más comunes en evaluaciones de 360 grados
He tenido la oportunidad de trabajar durante más de 2 décadas en evaluaciones de 360 grados a todo lo largo del continente americano y así como he tenido experiencias gratificantes otras no tanto, especialmente porque se omiten reglas básicas para que un proceso de 360 grados no logre sus verdaderos objetivos. Es por esto por lo que quiero compartir las que para mí son los siete errores más comunes en este tipo de procesos de evaluación.
Empecemos por el error más común en los procesos organizacionales, la falta de compromiso de la alta gerencia. Si no hay un compromiso explícito de la alta dirección es muy difícil encontrar ese compromiso a lo largo del proceso. Para evitar esto, es importante asegurarse de que la alta dirección entiende la importancia y relevancia de las evaluaciones de 360 en el logro de los resultados de la organización. Adicionalmente que los directivos participen en el proceso de sensibilización y muestren su compromiso e interés en público. Y finalmente, que ellos sean los primeros en responder sus evaluaciones.
Falta de información sobre el proceso a los participantes. Es crítico que todas las personas que van a participar en una evaluación de 360 reciban información acerca del proceso, de la importancia de su participación y de cómo responder adecuadamente. Hoy día esto es más sencillo que hace unos años donde necesitábamos hacer reuniones y desayunos para explicar el proceso. Hoy día con un video que explique el proceso, una reunión virtual o un correo detallando claramente la participación y su importancia.
Falta de confidencialidad. Posiblemente el aspecto más crítico en una evaluación de 360 es el nivel de confianza que tienen los participantes en el proceso y la garantía de que sus calificaciones y comentarios sean totalmente confidenciales. Por esto es importante que durante todo el proceso se mantenga la confidencialidad de las respuestas y, que más allá de esto, las personas lo tengan claro. Lo ideal es que durante la sensibilización se hable del tema muy claramente y que ante cualquier duda que les pueda surgir, puedan preguntar o consultar. Cuando el proceso es manejado por un consultor externo, al cual las personas pueden escribir, da una tranquilidad extra.
Evaluaciones demasiado extensas. Ocasionalmente las organizaciones quieren hacer evaluaciones extensas, con muchas competencias, y que muchas personas participen en la evaluación de cada evaluado. Esta combinación puede hacer que una persona tenga que evaluar a 10 personas a la vez y que cada evaluación le tome 30 0 40 minutos. Lo que se puede convertir en que algunos directos (que son los que más personas generalmente evalúan) se tomen 6 – 8 horas para evaluar. Lo cual genera dos aspectos negativos en el proceso, uno es que se extienda el proceso de evaluación para dar tiempo a estas personas y el otro es que aquellos que tienen múltiples evaluaciones puede tomar el proceso de forma ligera y responder rápido más que a conciencia. El parámetro que uso con mis clientes es: evaluaciones con máximo 40 preguntas, lo cual toma alrededor de 15 minutos por responder. No todos toman mi consejo, pero van a tener cuidado de por lo menos no pasarse de los 50 que ya son bastantes. La otra recomendación es que nadie tenga más de 5 evaluaciones, con esto tengo más dificultad con los clientes, pero por lo menos empiezan a tener más cuidado de no poner a que todos los pares se evalúen entre sí.
Falta de un proceso estructurado para entregar los reportes. Recibir una evaluación de 360 grados requiere de un apoyo para interpretar los datos y lo que las calificaciones representan. Mis recomendaciones son: uno, entregar los reportes lo más pronto posible luego de cerrar el proceso; dos, ofrecer un acompañamiento en la entrega, entre menos experiencia con el 360 del evaluado, más tiempo para trabajar el reporte con un consultor o coach; y, finalmente, que la entrega del reporte se acompañe de un plan de desarrollo, especialmente cuando hacemos 360 para desarrollo.
Preguntas (comportamientos) poco claros. En los procesos de 360 evaluamos las competencias de las personas a través de comportamientos, si la evaluación no es clara, los resultados carecerán de validez. Estos comportamientos deben estar muy bien escritos, enfocados a comportamientos observables y que evalúen sólo un comportamiento a la vez.
Falta de seguimiento. Las evaluaciones de 360 grados son la mejor herramienta para desarrollo, si luego de entregar las evaluaciones no hacemos un seguimiento al desarrollo de la persona, perdemos una gran oportunidad. Es importante que exista un seguimiento al desarrollo e idealmente una re-evaluación, en nuestro caso lo hacemos con la evaluación 720 grados que nos permite comparar las evaluaciones y ver el progreso de la persona.
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